Zmiana biura rachunkowego

Czy zmiana biura rachunkowego to dobry krok? Kiedy zdecydować się na zmianę i jak zrobić to mądrze?

Największą zaletą korzystania z usług profesjonalnego biura rachunkowego jest możliwość skupienia się na podstawowej działalności zamiast ciągłego myślenia o rozliczeniach. Biuro rachunkowe zapewnia stabilność procesu – przedsiębiorca nie musi się martwić o zastępstwo dla chorego lub zwolnionego pracownika księgowości. Zdarza się jednak, że wybrane biuro nie do końca spełnia nasze oczekiwania. Co zrobić w takiej sytuacji?

Przedsiębiorcy decydują się na zmianę biura rachunkowego z trzech podstawowych powodów:

1) Przedsiębiorca ma podejrzenie, że biuro nie prowadzi rozliczeń w sposób należyty, a tym samym naraża go na ryzyko podatkowe. Jest to niezwykle istotna kwestia, bowiem korzystanie z usług księgowych nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności w przypadku kontroli skarbowej.

2) Przedsiębiorca nie jest w stanie uzyskać odpowiedzi na zadawane pytania lub uzyskanie jej trwa bardzo długo.

3) Zaangażowanie biura rachunkowego ogranicza się do wyliczenia podatków i złożenia deklaracji. Jednak decydując się na korzystanie z pomocy fachowców chcielibyśmy również uzyskać porady i pomoc w usprawnieniu procesów, tak aby wykorzystać wiedzę księgowych do poprawiania wyników firmy.

Istotną kwestią w pracy biura rachunkowego jest również raportowanie działań oraz opatrzenie ich komentarzem. Dzięki temu przedsiębiorca może świadomie podejmować decyzje gospodarcze na podstawie opinii specjalisty.

Jeśli biuro rachunkowe nie spełnia powyższych wymagań lub usługi księgowe są po prostu za drogie, jest to czas na rozważenie zmiany w tym zakresie.

Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?

Jeśli przedsiębiorca podjął decyzję o rezygnacji z usług dotychczasowego biura, to należy się zastanowić czego oczekujemy od nowego biura i co jest dla nas najważniejsze. Następnie spośród wielu ofert przedsiębiorca powinien wybrać tę, która w całości spełnia nasze oczekiwania.

Czynniki, na które powinniśmy zwrócić uwagę:

1) Czy biuro rachunkowe posiada licencję Ministra Finansów lub Certyfikat Centrum Informacji Księgowej.

2) Jak długo biuro rachunkowe istnieje na rynku.

3) Czy struktura organizacyjna w biurze zapewnia stabilność.

Jeśli głównym powodem zmiany jest niepewność co do rzetelności rozliczeń prowadzonych przez poprzednie biuro, bardzo ważne jest, aby porozmawiać z nowym księgowym o weryfikacji dokumentów oraz zlecić ewentualne poprawki.

Najlepszym momentem na zmianę jest przełom roku kalendarzowego, jednak jeśli przedsiębiorca podejmie decyzję w trakcie roku, nie musi czekać do tego momentu. Dobre biura rachunkowe współpracują z profesjonalnymi firmami informatycznymi, które zapewniają prawidłowy transfer danych księgowych.

Zanim jednak wypowiemy umowę, zawsze najpierw ustalamy plan przejęcia z nowym biurem! Dzięki temu unikniemy niepotrzebnego chaosu i ograniczymy ryzyko błędów.

Jakie dokumenty należy odzyskać z poprzedniego biura?

Niektóre biura rachunkowe pomagają w odzyskaniu dokumentacji. Można też umówić się, że biuro rachunkowe przechowa dokumentację za okres swojej pracy przez pięć lat od końca roku, w którym zostało sporządzone rozliczenie.

To, co przedsiębiorca powinien odzyskać to przede wszystkim:

  • faktury;
  • umowy;
  • rachunki;
  • wyciągi bankowe;
  • potwierdzenia zapłaty należności;
  • wszystkie inne powierzone dokumenty.

Biuro rachunkowe ma również obowiązek przekazania wszystkich dokumentów sporządzanych w imieniu przedsiębiorcy, czyli przede wszystkim:

  • ksiąg podatkowych (np. książka przychodów i rozchodów);
  • rejestrów VAT (zakupu i sprzedaży);
  • ewidencji faktur (sprzedażowych i kosztowych);
  • ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i trwałych;
  • ewidencji wyposażenia;
  • deklaracji rozliczeniowych ZUS;
  • deklaracji podatkowych (np. PIT-5, VAT-7);
  • dokumentacji związanej z kadrami i płacami;
  • ewidencji przebiegu pojazdów.

O czym jeszcze należy pamiętać?

Równocześnie z udzieleniem pełnomocnictw dla nowego biura rachunkowego, musimy pamiętać o wycofaniu pełnomocnictw dla poprzedniego biura.

Ponadto polskie prawo obliguje przedsiębiorców do powiadomienia urzędów o sposobie prowadzenia księgowości i miejscu przechowywania dokumentacji rachunkowej. W związku z tym, zmiana biura rachunkowego wymaga dokonania aktualizacji wpisu przedsiębiorcy do CEIDG. Należy to zrobić na formularzu CEIDG-1.

Nowe biuro powinno w imieniu przedsiębiorcy dokonać stosownych zawiadomień.

Szybki Kontakt
532 887 888
Formularz Kontaktowy